ปัญหาและอุปสรรคจากการใช้ระบบ EDI

การนำ EDI (electronic data inter change) มาใช้ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน แม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างมาก ต่อองค์กรต่างๆ แต่ก็ยังคงมีปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้การใช้ EDI ในประเทศไทย อาจไม่ประสบผลสำเร็จตามความมุ่งหมายเท่าที่ควร เนื่องจากปัญหาและอุปสรรคที่สำคัญดังนี้
ปัญหาความพร้อมของรัฐ
1. ความพร้อมของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ หมายถึงความพร้อมของหน่วยงานที่รองรับการใช้งานของระบบ EDI การส่งเอกสารผ่านระบบ EDI ของกรมจะมีการรับประกัน โดยเมื่อกรมได้รับข้อมูลแล้วจะมีระบบอัตโนมัติเป็น message ตอบกลับว่าได้รับ พร้อมทั้งแจ้งผลลัพธ์ว่าถูกต้องหรือไม่ หรือมีข้อผิดพลาดอย่างไร ส่วนกรณีที่กรมไม่ได้รับข้อมูล จะไม่มี message ตอบกลับไปยังผู้ส่ง ซึ่งทางผู้รับข้อมูลจะต้องมีระบบ on-line ที่เสถียรพอสมควร และจะต้องสามารถตรวจสอบการส่ง message ตอบกลับได้ นอกจากโดยระบบ EDI สามารถตรวจสอบข้อมูล เช่น พิกัด และอัตราภาษีอากรสำหรับสินค้านำเข้าได้ รวมถึงตรวจสอบข้อมูลที่เชื่อมต่อกับการท่าเรือแห่งประเทศไทย เรื่องวันเรือเข้าและออก รวมทั้งสายการเดินเรือและสายการบินได้
ทั้งนี้ ระบบ EDI ของกรมสามารถที่จะคำนวณอัตราภาษีอากร ส่วนพิกัดนั้นจะตรวจสอบว่า มีพิกัดที่สำแดงมานั้นจริงหรือไม่เท่านั้น ส่วนการเชื่อมต่อข้อมูลกับการท่าเรือฯ สายการเดินเรือ และสายการบิน ขึ้นอยู่กับความพร้อมของหน่วยงานดังกล่าว ดังนั้น ในระยะแรกหน่วยงานต่างๆ จะต้องมีการพัฒนาฐานข้อมูล และระบบเชื่อมโยงฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถทำงานผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งต้องมีการลงทุนเพิ่มเติมในหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น การที่ผู้ใช้บริการจะสามารถใช้บริการของระบบ EDI ได้อย่างเต็มที่นั้นจะต้องรอให้หน่วยงานต่างๆ มีการพัฒนาไปอีกระยะหนึ่งก่อน
เอกชนไม่พร้อมลงทุนเพิ่ม
2. ความพร้อมในการลงทุนเพิ่มเติมของบริษัทผู้ใช้บริการ ในส่วนของบริษัทที่มีใช้ระบบ on-line pilot อยู่แล้วก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม ในการจัดหา software มาใช้ ซึ่ง software ก็จะมี 2 ส่วนคือ โปรแกรมในการจัดเตรียมข้อมูล ซึ่งสามารถพัฒนาขึ้นเองหรือซื้อจากบริษัทที่เป็นผู้จำหน่ายก็ได้ ค่าใช้จ่ายในการสร้างระบบ EDI สำหรับหน่วยงานประมาณ 1-2 แสนบาท
ซึ่งค่าใช้จ่ายนั้นประกอบด้วย hardware เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์ และ modem- software ประกอบไปด้วยโปรแกรมในการจัดเตรียมข้อมูลใบขน, invoice และ software EDI โดยหน่วยงานต้องมีค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่ง ในการใช้บริการ EDI กับผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกว่า VAN (value added network)
ซึ่ง VAN นี้จะแบ่งเป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ 1) ผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ (domestic VAN) เช่น บริษัทชินวัตร และบริษัทไทยเทรดเน็ท บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (host) อยู่ในประเทศ และจะให้บริการเครือข่ายภายในประเทศเป็นหลัก 2) ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ (international VAN) เช่น IBM, BT, AT&T บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (host) อยู่ต่างประเทศและให้บริการเครือข่ายระหว่างประเทศเป็นหลัก
ดังนั้น การเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ควรจะเลือกตามความเหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีเอกสารรับส่งระหว่างประเทศเป็นหลัก ควรเลือกใช้ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ ส่วนบริษัทที่มีเอกสารรับส่งภายในประเทศเป็นหลักควรใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ เพราะค่าใช้จ่ายจะต่ำกว่า
ซึ่งในขณะนี้มีบริษัทผู้ให้บริการ EDI จำหน่าย EDI software จำนวน 7 รายการดังนี้ คือ TradeSiam Tel. 671-8870-8 Solution Tel. 366-0277 Shinawatra Tel. 299-5000 ext. 4113 Thai Trade Net Tel. 953-2191 CAT Tel. 234-6757 ext. 2373, 2645 IBM Tel. 273-4374 [27] ปัจจุบันผู้ให้บริการ EDI เชื่อมโยงเครือข่ายและสามารถ กรมไม่ได้กำหนดว่าต้องมีมาตร ฐานใด ผู้ใช้ EDI สามารถเลือกได้ตามความเหมาะสมของแต่ละผู้ใช้ แต่ผู้ใช้เองควรพิจารณาเลือก software ที่มีมาตรฐานรองรับ ส่วนในขั้นตอนการดำเนินการของกรมศุลกากรนั้น ไม่คิดค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้นเกี่ยวกับการใช้ EDI กับกรมศุลกากร
ประโยชน์ที่ได้จากการติดตั้งระบบ EDI ได้แก่ สามารถออกของได้เร็ว ลดความผิดพลาด ลดต้นทุนการบริหารระบบสินค้าคงคลัง ลดค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร ประหยัดเวลา มีระบบข้อมูลที่ทันสมัย และได้เปรียบคู่แข่งที่อยู่นอกระบบ เมื่อเริ่มใช้ระบบ EDI แล้วการลดค่าใช้จ่ายในการเดินพิธีการ อาจจะไม่เท่ากันในแต่ละบริษัทของผู้ประกอบการ แต่จะช่วยลดระยะเวลา ในการผ่านพิธีการได้อย่างมาก เช่น กรณีที่ของส่งออกไม่ต้องชำระภาษีอากร ผู้ประกอบการสามารถที่จะไปตรวจปล่อยของยังฝ่ายตรวจสินค้าได้ทันที จากเดิมที่ต้องผ่านเจ้าหน้าที่ 2-3 คน เหลือเพียงคนเดียว เป็นต้น โดยกรมศุลกากรให้บริการ ระบบ EDI ตลอด 24 ชั่วโมง อย่างไรก็ตาม กรมไม่มีคำสั่งบังคับให้ผู้นำเข้า/ส่งออก ต้องใช้ระบบ EDI กับกรม แต่ผู้ให้บริการ EDI ที่จะส่งข้อมูล EDI ให้กับกรมทุกรายจำเป็นต้องทดสอบการรับส่งข้อมูลกับกรม ระยะเวลาการทดสอบขึ้นอยู่กับปัญหาระหว่างการทดสอบของแต่ละราย ซึ่งระยะเวลาในการทดสอบจะไม่เท่ากัน
ระบบงานในองค์กรยังไม่เอื้อ
3. ความพร้อมของระบบงานภายในองค์กร ในหน่วยงานที่จะหันมาดำเนินธุรกิจแบบอิเล็ก ทรอนิกส์นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการทำ "business process reengineering" หรือการจัดระบบงานภายในองค์กร เพื่อให้เอื้อต่อวิธีการแบบอัตโนมัติ ซึ่งใช้ข้อมูลเป็นตัวผลักดันผ่านกลไกทาง EDI ที่มีความรัดกุมกว่า การพึ่งวิจารณญาณของเจ้าหน้าที่ ปัจจุบันสำหรับในภาครัฐ ขั้นตอนนี้จะสามารถช่วยให้บริการต่างๆ ออกมาในรูปแบบ "one-stop service" ได้ที่จัดบริการจุดเดียว โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ เชื่อมโยงเข้าถึงองค์กรต่างๆ ของรัฐ ทุกองค์กรที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ รวดเร็วและรัดกุม ยิ่งกว่าการใช้เจ้าหน้าที่ แต่ว่ากว่าจะถึงจุดนี้ได้ ก็ต้องมีการปรับปรุงกฎ/ระเบียบต่างๆ แล้วเท่านั้น
ข้อมูลไม่ปลอดภัย
4. ปัญหาเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล ในกรณีที่อาจมีการนำข้อมูลส่วนบุคคล/นิติบุคคล ที่ส่งผ่านผู้ให้บริการเครือข่ายสาธารณะ ไปเก็บลงในฐานข้อมูล (ทำสำเนา) หรือส่งผ่านไปยังบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต การนำข้อมูลไปเปิดเผยในที่สาธารณะ การทำให้ผู้เกี่ยวข้องในเนื้อหาของข้อมูลที่เปิดเผย เสื่อมเสียเกียรติยศ แม้กระทั่งการที่ผู้ให้บริการนำฐานข้อมูล ที่เป็นสถิติการใช้งานระบบ EDI ไปเป็นเครื่องมือทางการตลาด ฯลฯ ก็ล้วนแล้วแต่มีโอกาสสร้างความได้เปรียบ/เสียเปรียบ ในวงการธุรกิจทั้งสิ้น จึงควรมีมาตรการขั้นเด็ดขาด ที่จะป้องกันการกระทำในลักษณะดังกล่าว รวมทั้งมีการกำหนดบทลงโทษสำหรับผู้ละเมิดไว้ด้วย
5. ปัญหาเกี่ยวกับการปลอมแปลงเอกสาร และการยอมรับในเอกสาร ในเหตุการณ์ซึ่งมีบุคคลที่สามปลอมแปลงเอกสารการค้า ซึ่งจะมีผลให้ผู้ซื้อผู้ขาย ในเอกสารที่ปลอมแปลงเกิดความเสียหายขึ้น เหตุการณ์ที่เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้ค้า ที่มีการรับส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่มีข้อพิพาทเกี่ยวกับข้อมูลบางรายการ หรือในเหตุการณ์ ที่จำเป็นต้องอาศัยหลักฐาน ที่ทางกฎหมายยอมรับในชั้นศาล ซึ่งเมื่อลดขั้นตอน เอกสารกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์แล้ว คู่กรณีทั้งหมดจะต้องหันมายอมรับเอกสารฉบับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถูกดำเนินการโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และเทคโนโลยีการเข้า-ถอดรหัสเอกสารที่น่าเชื่อถือ
ขาดความรู้เรื่อง EDI
6. ความพร้อมในการพัฒนาบุคลากร องค์กรส่วนใหญ่ยังขาดความรู้ในการนำระบบ EDI มาใช้งาน และยังขาดบุคลากร การนำระบบ EDI มาใช้ในองค์กรนั้น จะต้องมีการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ที่ใช้งานระบบ EDI ส่วนระยะเวลาที่ใช้ในการฝึกอบรม ขึ้นอยู่กับพื้นฐานความรู้ของผู้เข้าอบรม ขึ้นอยู่กับพื้นฐานความรู้ของผู้เข้าอบรม นอกจากนั้นองค์กร หรือหน่วยงานยังขาดผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจ เกี่ยวกับเรื่อง EDI ขาดผู้ชำนาญงานทางด้าน IT ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ จากการที่ศึกษาระบบ EDI พบว่า ระบบ EDI มีความสามารถที่จะนำมาช่วยส่งเสริม ในการทำธุรกิจในปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น และเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยในการแข่งขันของธุรกิจ
ปัจจุบันในประเทศไทยยังมีการนำระบบ EDI มาใช้ไม่แพร่หลายนัก เนื่องจากธุรกิจต่างก็รอให้การใช้ระบบ EDI ขยายวงกว้างมากขึ้น เพราะว่าการนำระบบ EDI มาใช้นั้นมีความจำเป็น จะต้องให้องค์กรต่างๆ ที่ธุรกิจมีการติดต่อด้วย ต้องใช้ระบบ EDI ด้วยเช่นกันจึงจะสามารถใช้ด้วยกันได้ ดังนั้น ในประเทศไทยธุรกิจต่างๆ จึงรอดูว่า การที่จะนำระบบ EDI มาใช้คุ้มค่าแก่การลงทุนแล้วหรือยัง ในส่วนของบริษัทที่ได้นำระบบ EDI มาใช้แล้วนั้นก็ยังไม่สามารถนำระบบ EDI มาใช้ได้อย่างเต็มรูปแบบ เนื่องจากในประเทศไทย มีข้อจำกัดในด้านกฎหมาย ที่ต้องมีเอกสารเป็นหลักฐานในการประกอบธุรกิจ และเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี
แนวทางสำคัญที่จะช่วยให้มีการนำระบบ EDI มาใช้อย่างแพร่หลายมากขึ้นคือ หน่วยงานของรัฐจะต้องเป็นผู้นำระบบ EDI มาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อเป็นการกระตุ้นให้ธุรกิจที่ติดต่อกับหน่วยงานของรัฐหันมาใช้ระบบ EDI ซึ่งน่าจะเป็นจุดเริ่มต้น ให้เกิดความแพร่หลายของระบบ EDI ในโลกปัจจุบันเป็นยุค globalization การแข่งขันเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้น ธุรกิจจึงต้องปรับตัวให้มีความสามารถในการแข่งขันมากขึ้น ซึ่งระบบ EDI มีส่วนช่วยในการแข่งขันเป็นอย่างมาก สิ่งที่ธุรกิจไทยจะต้องตระหนักถึงเป็นอย่างยิ่ง คือ การค้าของธุรกิจในต่างประเทศได้มี การนำระบบ EDI มาใช้งานแล้ว ดังนั้น ประเทศไทยควรเร่งพัฒนาระบบ EDI เพื่อให้สามารถติดต่อธุรกิจในตลาดโลกได้
กฎหมายยังไม่พร้อม
7. ปัญหาทางกฎหมาย ปัจจุบันนี้กฎหมายในประเทศไทย ยังไม่รองรับการทำธุรกรรมผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงไม่มีกฎหมายออกมารองรับลายเซ็น ที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ (electronic signature) ซึ่งสภาพการณ์ดังกล่าว ถือเป็นอุปสรรคในการติดต่อค้าขายระหว่างประเทศ ผู้ให้บริการอีดีไอ (electronic data interchange) ก็ได้แก้ปัญหาดังกล่าว โดยนำรูปแบบข้อตกลงการแลกเปลี่ยนมาใช้ อย่างน้อยที่สุด แม้ว่าการทำธุรกรรมผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เกิดขึ้น ไม่มีกฎหมายรองรับ แต่การทำข้อตกลง ก็เปรียบเสมือนการทำสัญญาของคู่ค้าทั้งสองฝ่าย ซึ่งรูปแบบดังกล่าว ทางบริษัทก็ได้ประยุกต์ใช้จากต้น แบบในต่างประเทศ สืบเนื่องจากการที่ประเทศไทย ยังไม่มีกฎหมายควบคุมการให้บริการ EDI โดยเฉพาะ และที่สำคัญในการนำหลักเกณฑ์กฎหมายทั่วไป ที่มีอยู่ในปัจจุบันมาปรับใช้กับการให้บริการ EDI ยังไม่ชัดเจน ทำให้เกิดความสับสน และในบางครั้งยังเป็นตัวอุปสรรคที่สำคัญ ต่อการพัฒนาบริการ EDI ด้วยการดำเนินการแก้ไข ปรับปรุงกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการ EDI จึงจำเป็นและต้องเร่งดำเนินการอย่างเร่งด่วน เพื่อให้เป็นการสร้างหลักประกันแนวทาง แรงจูงใจ ให้มีการนำระบบ EDI มาใช้ให้แพร่หลายทั้งในภาครัฐ และภาคเอกชนและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยกฎหมายจึงต้องมีความหมายจึงต้องมีความเหมาะสม และความสอด คล้องกับลักษณะธรรมชาติของการให้บริการ EDI
นอกจากนั้นยังมีปัญหาในด้านการคุ้มครองข้อมูลข่าวสารและสิทธิส่วนบุคคล โดยประเทศไทยพัฒนากฎหมาย ที่รองรับการปกป้องสิทธิต่างๆ ในข้อมูลข่าวสารในระดับบุคคล หรือองค์กร อีกทั้งยังไม่มีกฎหมายใดที่รองรับสิทธิ เหนือข้อมูลข่าวสาร ความเป็นเจ้าของใครมีสิทธิหรือมีหน้าที่ในการให้ เข้าถึงข้อมูลต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคล หรือข้อมูลทางการค้า รัฐต้องให้ความคุ้มครองมิให้เจ้าของ หรือผู้มีหน้าที่ถูกละเมิดสิทธิกระทำการใดๆ ที่เกี่ยวกับรายละเอียดส่วนบุคคลโดยมิได้รับอนุญาตจากเจ้าของข้อมูลนั้นๆ ก่อน การควบคุมกำกับดูแลการให้บริการ EDI รัฐจะต้องรับผิดชอบโดยอาศัยอำนาจพื้นฐานใดในการกำกับดูแลวางแนวทางนโยบาย และการบังคับให้เป็นไปตามกฎหมาย ของการดำเนินการ EDI หากรัฐจะไม่ออกกฎหมาย EDI ขึ้นมาใช้เฉพาะก็สามารถอาศัยกฎหมายโทรคมนาคม เป็นหลักเหมือนกับประเทศสหรัฐอเมริกา เยอรมนี ได้เช่นกัน ซึ่งในปัจจุบันประเทศไทย อยู่ในระหว่างเร่งศึกษา และพัฒนาประเด็นที่เกี่ยวข้อง กับกฎหมายในการควบคุมการนำระบบ EDI มาใช้ในระบบงานระบบศุลากรด้วย

ที่มา:http://2009.idin9.com/content/view/238/93/lang,en/

t5202100054